I fotografi di questi tempi devono indossare molti cappelli. Non solo devi scattare e modificare le tue immagini, ma devi anche trascorrere del tempo sui social media, vendere ai clienti e tenere il passo con tutte le attività amministrative quotidiane della gestione di un'impresa. È sufficiente per far venire il mal di testa anche alla persona più organizzata. Per finire, la gestione del tempo può essere qualcosa con cui le persone creative spesso lottano.
Essendo una persona creativa, che si vantava della mia produttività fino a quando non ho avviato la mia attività, mi ci sono voluti molti tentativi ed errori per capire come ottenere il massimo dalla mia giornata senza un sacco di stress e sopraffazione.
Se sei stanco di sentirti occupato ma non produttivo, ecco alcuni suggerimenti utili.
Scegli tre priorità per la tua giornata
La maggior parte delle persone non ha un'idea precisa di quanto tempo impiegherà un determinato compito. Sovraccaricano il loro calendario di cose da fare e poi si sentono inadeguati o frustrati quando non le controllano tutte alla fine della giornata.
Naturalmente, questo suggerimento dipenderà da ciò che devi fare. Potresti avere una giornata di riprese o dover passare l'intera giornata a modificare, e quindi ti concentrerai su un compito. Tuttavia, probabilmente avrai anche un paio di piccole cose che devi completare in un giorno, come inviare una fattura e restituire alcune email o telefonate.
Il punto è che dovresti concentrarti su tre priorità al giorno e affrontarle in ordine di importanza.
Questo suggerimento è anche noto come La regola del tre dal libro Ottenere risultati in modo agile e ha lo scopo di impedirti di correre da un'attività all'altra senza un risultato chiaramente definito.
Nella regola del tre, definisci tre attività da svolgere in un giorno, tre attività per la tua settimana e anche tre attività per il tuo mese e il tuo anno.
Inizia ogni giornata definendo le tre cose su cui ti concentrerai e assicurati di controllare con te stesso per rimanere in pista. Presta attenzione al tempo che impieghi e nota eventuali schemi che emergono lavorando su determinati compiti. Questo ti darà maggiori informazioni per perfezionare le tue strategie di gestione del tempo.
Tieni traccia del tuo tempo
Quando inizi a provare diverse tecniche di gestione del tempo, assicurati di tenere traccia del tuo tempo.
Per il primo anno e mezzo di gestione della mia attività di fotografia, ho annotato tutto ciò che ho fatto in un giorno in un piccolo taccuino, nonché quanto tempo mi ci è voluto.
Se questo suona come una cosa anale e che richiede molto tempo, in realtà non lo è. Ci vuole davvero un secondo per controllare l'orologio e prendere una nota composta da due o tre parole che descrivono il tuo compito.
Ancora meglio, puoi utilizzare un'app per il monitoraggio del tempo come Hours Tracker.
Le informazioni che ottieni dal monitoraggio del tuo tempo sono d'oro.
Se scopri che stai dedicando molto tempo a determinate attività che non sono completamente necessarie, puoi adottare misure per ridurre il tempo che dedichi ad esse o eliminarle del tutto.
Ad esempio, se pensi di passare solo mezz'ora al giorno a navigare sul Web, potresti scoprire che stai costantemente andando nella tana del coniglio e che è più vicino a due ore.
Utilizza un calendario in linea per programmare blocchi di tempo
Uno dei modi più efficaci per aumentare la produttività è lavorare in blocchi di tempo e programmarli in un calendario online come Google.
Organizzare il tuo programma invece di elaborare un elenco di cose da fare aiuta ad applicare disciplina e ordine alle tue attività.
Dedichi finestre temporali specifiche alle tue attività, rendendole così una priorità e l'unico obiettivo in quel periodo. Aiuta a ridurre al minimo le distrazioni e il carico mentale di cambiare attività.
Utilizza un calendario online per pianificare le tue attività come eventi non negoziabili. Se hai fatto le cose in modo analogo, scrivendo elenchi di cose da fare o tenendo un diario cartaceo, potresti trovare molto più efficace utilizzare un calendario online.
Un calendario in linea può aiutarti a pianificare riunioni e inviare avvisi agli invitati. Puoi creare eventi ricorrenti nel tuo calendario online, impostare promemoria e puoi accedere al calendario da più dispositivi.
Assicurati di programmare le pause nel tuo calendario. È davvero una cattiva idea stare tutto il giorno davanti allo schermo del computer senza alzarsi regolarmente per fare stretching, mangiare un pasto adeguato o semplicemente dedicare qualche minuto a un po 'di ricerca e sviluppo.
Usa un sistema CRM
Ci sono così tante app e strumenti di produttività per aiutare le persone a gestire meglio il proprio tempo, i propri progetti e la propria vita. Potresti persino usarne già alcuni.
Tuttavia, se non stai già utilizzando un sistema CRM (gestione delle relazioni con i clienti), potresti perdere uno strumento estremamente utile che può eliminare la necessità di avere diverse app per diversi usi.
Un sistema CRM è uno strumento di gestione dei clienti e di costruzione di relazioni che ti aiuterà a tenere traccia dei tuoi clienti e dei tuoi progetti. Puoi fare cose come registrare le date che hai comunicato l'ultima volta con un cliente e impostare un promemoria per il follow-up.
Tuttavia, la maggior parte dei CRM offre molto di più, inclusi strumenti di contabilità e capacità di scrittura di contratti.
Uso e consiglio Dubsado, che è un sistema CRM per i creativi. Puoi creare contratti con marchio che puoi inviare per la firma elettronica, inviare un'e-mail direttamente dall'interfaccia utente e tenere traccia di tutti i tuoi potenziali clienti e clienti in un sistema visivamente piacevole e facile da navigare. Si integra anche con il tuo calendario di Google.
Se utilizzi un software di firma del contratto come Hello Sign o Adobe, puoi ottenere la stessa funzione in Dubsado con tutti gli altri vantaggi a un prezzo simile.
Altre opzioni sono Nutshell e Insightly.
Nix Multi-Tasking
La ricerca è in: il multi-tasking è decisamente sopravvalutato.
Il multi-tasking tende ad essere visto positivamente, ma le ultime ricerche dimostrano che è dannoso per la produttività e la qualità del lavoro.
Un lavoro di alta qualità dipende da quanto tempo dedichi a un'attività e dall'intensità della tua concentrazione. Se puoi aumentare la tua concentrazione, puoi fare di più in meno tempo.
Lavorare su più attività contemporaneamente sovraccarica il cervello. Quando lavori su più cose contemporaneamente, cambi funzioni mentali, il che finisce per essere controproducente.
Secondo Gloria Mark, ricercatrice e autrice di Multi-Tasking nell'era digitale, il knowledge worker medio cambia attività ogni tre minuti. Una volta distratto, può volerci quasi mezz'ora per riprendere l'attività originale. Sono 30 minuti sprecati perché hai controllato la posta e hai risposto a un messaggio.
Non c'è da stupirsi che il lavoratore medio lavori per tre ore su una tipica giornata lavorativa di otto ore, anche se non guardano costantemente Instagram o Facebook.
Metti via i tuoi dispositivi
Quindi, come puoi vedere, uno dei modi più grandi per rovinare la tua produttività è controllare costantemente la tua posta elettronica e i social media durante il giorno. Quei secondi o minuti possono aggiungere fino a enormi quantità di tempo sprecato e rovinare la tua concentrazione sulle attività da svolgere.
Metti via il telefono, chiudi la finestra del browser con la posta in arrivo aperta e concentrati sull'attività che hai di fronte.
Decidi un paio di volte al giorno in cui controllerai e risponderai alle e-mail e ai post di Instagram e ti atterrai.
Quando ho combinato questo con il blocco del mio tempo, sono rimasto sbalordito dal risultato. Ho letteralmente realizzato tre volte di più in un giorno rispetto a quando fluttuavo da un'attività all'altra, rispondendo a ogni messaggio di testo ed e-mail non appena lo ricevevo.
Prova il Metodo Pomodoro
La Tecnica del Pomodoro è uno strumento di gestione del tempo estremamente popolare progettato per mantenerti il più produttivo possibile.
In questo metodo di gestione del tempo, scegli un'attività che desideri portare a termine e imposti un timer di 25 minuti per lavorare in modo mirato e senza interruzioni.
Puoi farlo per 25 minuti, giusto?
Quando il timer suona, fai una breve pausa non correlata al lavoro, come fare stretching o fare uno spuntino.
Dopo aver fatto quattro "pomodoros", puoi fare una pausa più lunga, come 20 o 30 minuti. Il tuo cervello impiegherà questo tempo per assimilare nuove informazioni.
Metti da parte un giorno per commissioni e amministrazione
Questo è un altro trucco per la produttività che fa miracoli per alcune persone. Metti da parte un giorno nella settimana in cui parteciperai a tutte le tue commissioni personali o all'amministratore aziendale o a una combinazione di entrambi.
Potrebbero esserci cose che fai su base settimanale, come la preparazione dei pasti o il bucato, che possono essere relegate a un giorno, permettendoti di concentrarti sulle attività lavorative per il resto della settimana.
Puoi mettere da parte un giorno della settimana quando pianifichi tutte le riunioni o gli appuntamenti medici. In alternativa, puoi fare tutto il tuo amministratore come la fatturazione, la contabilità o persino la pianificazione dei tuoi social media.
Per riassumere
Esistono molte tecniche e strumenti di gestione del tempo che possono aiutarti ad aumentare la tua produttività e ridurre lo stress e il burnout.
No, tutti funzioneranno per te, ma questi sono alcuni dei più popolari che potresti voler provare.
Che tu sia un fotografo per hobby o un professionista, è probabile che tu abbia un sacco di cose ogni giorno.
Trovare modi per essere più efficienti può finire per aggiungere ore alla tua giornata e persino aiutarti a dormire meglio.