Se sei un fotografo di qualsiasi livello che lavora con i clienti, devi avere un contratto.
Quando i lavori fotografici vanno male, spesso è a causa di una mancanza di comunicazione.
Un contratto protegge non solo te ma anche il tuo cliente in caso di aspettative deluse.
Ecco alcune inclusioni che potresti prendere in considerazione.
Chi è l'accordo tra?
Prima di tutto, è necessario indicare chiaramente chi è il contratto e identificare ciascuna parte. Puoi identificarti come "l'azienda", e il tuo cliente come "il cliente." Il servizio fotografico stesso può essere indicato come "l'evento."
Si noti che l'accordo sostituisce qualsiasi accordo precedente tra le parti e che l'unico modo per aggiungere all'accordo è farlo per iscritto e che questo emendamento deve essere firmato da entrambe le parti.
In breve, se cambia qualcosa tra la firma dell'accordo e il giorno delle riprese, avrai bisogno di un altro contratto.
Quali sono le prenotazioni?
Dovresti avere una sezione del tuo contratto sulle prenotazioni.
Ciò significa che prendi nota della data in cui sono programmate le riprese e delle tue politiche su riprogrammazione, posticipo e annullamento.
Assicurati che il cliente sia molto chiaro sulle conseguenze di uno qualsiasi di questi cambiamenti.
Ad esempio, molti fotografi richiedono un deposito non rimborsabile del 50% in caso di cancellazione, in modo da non perdere il potenziale lavoro che avrebbe potuto essere prenotato quel giorno.
Sicurezza
Raccomando di avere una sezione che annoti che tu come fotografo / azienda hai il diritto di interrompere la copertura e lasciare il luogo se riscontri un comportamento inappropriato, minaccioso, ostile o offensivo da parte di una persona all'evento che mette in discussione la tua sicurezza. Questo può essere un evento raro, ma vale la pena stipulare il contratto in modo da poter far valere i propri diritti nel caso in cui tu sia una vittima in una situazione pericolosa.
Questo potrebbe essere rilevante per una fotografa di matrimoni donna molestata da ospiti ubriachi, ad esempio.
Tempo di ripresa e aggiunte
Nota che l'ora delle riprese inizia all'ora di inizio programmata e termina all'ora programmata, indipendentemente da quando si presenta il cliente. Se un cliente è molto in ritardo, le riprese vanno all'orario concordato e non oltre.
Consiglio vivamente anche a te se sei un fotografo commerciale dichiarare chiaramente che il cliente o un rappresentante della propria azienda deve partecipare alle riprese fornire la direzione creativa e approvare le immagini finali.
Non sei responsabile dell'estetica finale se non sono lì per fornire feedback e approvazione.
Inoltre, si riserva il diritto di annullare le riprese e trattenere il deposito se il cliente o il suo rappresentante non partecipa.
Sul serio. Questo succede.
Spese occorse
Qui è dove potresti notare che potrebbero esserci spese aggiuntive sostenute che potrebbero non far parte del preventivo originale, come il parcheggio, oggetti di scena per un servizio fotografico di moda o di prodotto o generi alimentari per un servizio fotografico.
Questi tipi di spese sono generalmente TBD (da determinare) e non fanno parte della stima iniziale. Questo dovrebbe essere chiarito in anticipo in modo da non finire per prendere un taglio dai tuoi guadagni per coprire queste cose.
Responsabilità
Sei responsabile di molto durante le riprese, ma alcune cose sono impreviste e fuori dal tuo controllo. Cose come il personale invadente, il ritardo del cliente e del personale, il tempo, le complicazioni del programma, gli indirizzi errati forniti dal cliente o le restrizioni della posizione scelta.
Luogo e limiti di posizione
A meno che tu non stia girando nel tuo studio o in un noleggio, il cliente è solitamente responsabile di fornire un luogo appropriato per lo svolgimento del lavoro fotografico.
Se la sede risulta essere limitata nello spazio o in altro modo ti impedisce di svolgere il tuo lavoro in modo sicuro (o che non ti consente di produrre il risultato desiderato), riserva il diritto di richiedere il trasferimento in un'altra posizione o annullare il tiro senza penalità.
Permessi
Chi è responsabile dell'ottenimento dei permessi?
Nel momento in cui metti un treppiede in un luogo pubblico, molto probabilmente ti verrà chiesto di spostarti da un agente di polizia o da un altro tipo di funzionario cittadino. Questo può essere disastroso in una ripresa commerciale in cui la location è stata esplorata ed è essenziale per lo storyboard o la narrazione delle immagini finali.
I permessi possono richiedere del tempo per ottenere, quindi tienilo a mente se questo lavoro ricade su di te.
Film e copyright
La fotografia che produci per un cliente appartiene ancora a te, come creatore di quelle immagini. Molti clienti pensano che le immagini appartengano loro perché ti stanno pagando soldi per produrli. Devono essere istruiti sul diritto d'autore.
Nel mondo commerciale, i clienti ti commissionano di produrre foto in linea con il loro marchio. Ti pagano quindi una tariffa separata per concedere in licenza quelle immagini per un uso e un periodo di tempo specifici.
Dovresti avere un file Contratto di utilizzo oltre al contratto che delinea i parametri di utilizzo.
Limite di responsabilità
Nell'improbabile caso in cui tu non sia in grado di adempiere alle linee guida stabilite nel contratto a causa di infortunio, malattia, un "atto di Dio" o un altro evento al di fuori del tuo controllo, non dovresti essere ritenuto responsabile.
Tuttavia, dovresti fare ogni sforzo per riprogrammare le riprese. Se ciò non è possibile, normalmente devono essere restituiti tutti i pagamenti ricevuti per l'evento.
Se i file digitali vengono persi, rubati o distrutti al di fuori del tuo controllo, incluso ma non limitato al malfunzionamento del disco rigido o dell'apparecchiatura, la tua responsabilità è di restituire tutti i pagamenti.
Il limite di responsabilità per una perdita parziale degli originali dovrebbe essere un importo proporzionale delle esposizioni perse sulla base delle percentuali del numero totale di originali.
Cattura e consegna
Non sei responsabile della consegna di tutte le immagini scattate durante un evento o una ripresa.
Il numero di file finali da consegnare è a discrezione del fotografo o si basa su un accordo stipulato tra il fotografo e il cliente prima della firma del contratto.
In questa sezione, puoi prendere nota di quando consegnerai i file e come verranno consegnati, ad esempio i file JPG.webp o TIFF.
Post-produzione e montaggio
Gli stili finali di post-produzione e modifica, gli effetti e l'estetica generale dell'immagine sono a tua discrezione, a meno che tu non stia lavorando su un tipo specifico di lavoro in cui il montaggio verrà eseguito internamente, ad esempio da una rivista o un'agenzia pubblicitaria.
Niente è peggio che lavorare sodo sulla modifica e poi avere clienti che mettono filtri Instagram folli sulle tue immagini. Proibisci qualsiasi alterazione alle tue fotografie a meno che non ci sia un accordo con il cliente su quali saranno tali alterazioni, come mettere del testo su una foto.
Calendario dei pagamenti
Se stai chiedendo un deposito (e spero che lo sia), assicurati di inserirlo nel tuo contratto.
La modalità di gestione del pagamento per il resto dipende da te. Molti fotografi concedono trenta giorni per la ricezione, tuttavia, eventuali ritardi di pagamento successivi sono soggetti a interessi - di solito il 15-18%.
Inoltre, prendi nota di una politica in merito a eventuali addebiti NSF e se ci sono conseguenze di cui il cliente deve essere consapevole in termini di mancato pagamento in tempo.
Ad esempio, puoi dichiarare nel tuo contratto che il mancato pagamento dopo tre mesi è soggetto ad azione legale.
Prezzi
Alla fine dell'accordo, ti suggerisco di esporre il prezzo concordato.
Se non disponi di un contratto di utilizzo separato, puoi includere i termini di utilizzo qui.
Per il mio lavoro commerciale, in genere non do ai miei clienti un contratto di utilizzo fino a quando le immagini non sono state pagate per intero e proibisco l'uso delle mie immagini fino a quel momento.
Trovo che funzioni bene per me. I clienti non dovrebbero utilizzare le tue immagini pubblicamente a meno che non le abbiano pagate o si tratti di una violazione del tuo copyright.
Indico questo termine anche sulle mie fatture e attiro la loro attenzione su questo nella mia comunicazione e-mail al momento dell'invio.
Alcuni clienti possono impiegare molto tempo per pagarti a meno che tu non tracci limiti specifici attorno al pagamento e all'uso delle tue immagini.
Campo firma
Dovrebbe esserci un'area in cui sia tu che il cliente potete firmare e datare il contratto.
È meglio se utilizzi un software di firma elettronica come Hello Sign in modo che i clienti non debbano perdere tempo a scaricare fisicamente e scansionare un contratto firmato. Tutti sono occupati, giusto?
Se utilizzi un software CRM, potrebbe già offrire tale funzionalità. Ad esempio, utilizzo Dubsado, che è un sistema CRM per i creativi. Posso inviare e-mail e contratti ai clienti direttamente dall'interfaccia utente.
Ho tutte le altre funzionalità di un sistema di gestione client per circa lo stesso prezzo che dovrei pagare per il solo software di firma.
In conclusione
Si spera che questo ti abbia dato un'idea di cosa puoi inserire nel tuo contratto.
Assicurati che i tuoi contratti siano datati e firmati prima di considerare un lavoro prenotato.
Esaminali con il cliente e assicurati che i termini e le condizioni siano compresi. Molte persone non si preoccupano di leggere le cose prima di firmarle e tu non vuoi affrontare sorprese.
Si prega di notare che questo post è solo a scopo didattico e non costituisce una consulenza legale, poiché non sono un avvocato e non posso fornire consulenza in tale veste.
Per assicurarti che qualsiasi tuo contratto o accordo scritto sia legalmente vincolante e ti coprirà in caso di discrepanza, si prega di contattare un avvocato.