Un guest post di Nick Rains.
Usare correttamente i metadati significa che le immagini possono essere completamente catalogate e le immagini possono essere recuperate in qualsiasi momento senza necessariamente sapere in quale cartella si trova il file. King Penguins, Macquarie Island - Canon 5D MkII, 300f2.8L 1/500 secondo @ f5.6.
Archiviazione
Dove metti effettivamente i tuoi file di immagine?
File immagini in cartelle con nomi significativi come "Sydney 01-01-2010" e "Perth 11-03-2010", o "Fiori" o qualcosa del genere. E se fosse l'immagine di un fiore a Perth; in quale cartella lo metteresti? O lo metteresti in entrambi? Questo è un sistema di archiviazione fisico, non diversamente dai file letterali in uno schedario letterale. Può fungere da sistema di archiviazione ma trascura l'aspetto più utile delle immagini digitali: i metadati.
Un uso corretto dei metadati significa che i computer possono fare ciò che sanno fare meglio, ricordando grandi quantità di dati e creando connessioni tra elenchi e record. Un'immagine con metadati come Città = "Perth" e Caption = "fiore" può essere facilmente referenziata da un database che abbina semplicemente i metadati di un file immagine con le parole Fiore e Perth e ne visualizza la posizione sul disco rigido. Se cerchi "Fiore" e "Perth", il database elencherà tutti i file contrassegnati con quelle parole - ed ecco il trucco, il file non deve trovarsi in un posto particolare sul tuo disco rigido finché il database lo ha precedentemente registrato la sua posizione. In altre parole, ha già catalogato tutte le posizioni dei file. Potresti avere una dozzina di immagini di fiori a Perth in una dozzina di luoghi diversi e il database può facilmente elencare quei file quando cerchi quei termini. Questo è ciò che i computer sanno fare meglio e sono molto bravi.
L'uso di un buon software di catalogo significa semplicemente che non è necessario disporre i file in alcun tipo di struttura di cartelle logiche fintanto che il software ha catalogato tutte le posizioni di tutte le immagini. Se tutte le tue immagini vivono su un disco rigido e quel disco rigido è stato completamente catalogato, la struttura delle cartelle di quel disco rigido può essere qualsiasi cosa tu voglia.
OK, quindi abbiamo stabilito che utilizzare qualcosa come Idimager, Lightroom o Expressions Media 2 è una buona idea. Questa è una parte del problema. L'altra parte è come archiviamo quei file fuori sede come backup su DVD (dato che possiamo adattare solo 4,5 GB di immagini su un DVD) in modo tale da poter recuperare facilmente un file se viene perso o corrotto in qualche modo. Come sappiamo dov'è? Potremmo catalogare anche ogni DVD, suppongo, ma ciò richiederebbe molto tempo e fortunatamente non è necessario.
Il trucco è rispecchiare il contenuto dei tuoi DVD sul tuo disco rigido utilizzando cartelle con gli stessi identici nomi dei DVD, contenenti le stesse identiche immagini. Se cataloghiamo un disco rigido strutturato in questo modo, il catalogo sarà, allo stesso tempo, un catalogo dei DVD.
Questo pannello di Expressions Media 2 mostra le cartelle sul PC in rete. D Drive DVD 151-200 DVD161. Il punto verde significa che è ciò che è attualmente visualizzato in una finestra del browser (vedi screenshot sotto).
Il sistema di benna
Seguo l'approccio 3-2-1 per l'archiviazione e il backup. Sono almeno tre copie di ciascuna immagine, su due diversi tipi di supporto (HD e DVD) e almeno una copia archiviata completamente fuori sede.
Seguo anche l'approccio "Bucket" all'archiviazione reso popolare da Peter Krogh nel suo libro The DAM Book. Usavo un sistema simile da alcuni anni quando mi sono imbattuto nel libro di Peter. È stato fantastico riaffermare e sviluppare i miei metodi, quindi ho comprato il libro, apportato alcune modifiche al mio flusso di lavoro e da allora ho seguito questo percorso.
Il sistema Bucket si basa su supporti ottici di dimensioni finite, come i DVD. Sentitevi liberi di sostituire "BlueRay" con "DVD" in questo articolo poiché la tecnologia è progredita. Indipendentemente dal supporto effettivo che utilizzi, il punto rimane lo stesso: metti i tuoi file in cartelle chiamate bucket e quando un bucket è "pieno" lo masterizzi su un DVD, avvia un nuovo bucket con un nuovo nome di cartella e inizia a riempire quello su, e così via. Un bucket è considerato "pieno" quando si avvicina alla dimensione del supporto ottico su cui verrà masterizzato.
Quindi i "secchi" sono semplicemente cartelle che vengono create per essere riempite di immagini fino a raggiungere, per i DVD su un solo lato, il segno di 4,5 GB, a quel punto vengono masterizzati su DVD e archiviati fuori sede. Denomino queste cartelle sul mio disco rigido DVD001, DVD002, DVD003 e così via. Quando masterizzo il DVD il suo titolo nel software di masterizzazione DVD sarà lo stesso, DVD001 ecc. E scriverò DVD001 sulla custodia (non sul DVD).
Ora, ecco il punto cruciale. Se conservi le tue immagini in queste cartelle a secchiello sul tuo disco rigido principale, o dove archivi abitualmente le tue immagini, puoi importarle in un catalogatore ancora all'interno di queste cartelle lasciando le cartelle così come sono con lo stesso nome di cartella, DVD001 ecc. Il catalogatore farà riferimento a queste cartelle con il nome della cartella e così avrai un mirror esatto di ciò che è sul tuo disco rigido masterizzato su un set di DVD. Per ogni DVD fisico ci sarà una cartella corrispondente sul disco rigido con lo stesso identico nome contenente gli stessi file. Ciò rende incredibilmente facile rintracciare un file se per qualche motivo non è possibile accedervi dal disco rigido. Il catalogatore ti dirà in quale cartella dovrebbe trovarsi e tutto ciò che devi fare è trovare il DVD con lo stesso nome.
La finestra del browser in Expressions Media 2 mostra le miniature delle immagini nella cartella e identifica il singolo file in alto, nella barra di stato. In questo caso questo file si trova chiaramente in una cartella denominata DVD161. Ovviamente è anche su un DVD chiamato DVD161 che è memorizzato fuori sede ma che potrebbe essere recuperato e l'intero catalogo ricostruito in caso di disastro.
Quindi, modifico le mie immagini e aggiungo metadati, apporto le regolazioni in Lightroom (e poi le converto tutte in formato DNG), quindi prendo l'intera raccolta e la divido in nuove cartelle ciascuna contenente circa 4,5 GB di immagini. Queste cartelle sono denominate in sequenza, cioè DVD001, DVD001 ecc. E quindi l'intero set di cartelle viene importato nel catalogatore che nel mio caso è Expressions Media 2. Ogni cartella viene anche copiata su un secondo computer che funge da backup locale e masterizzata su un DVD con lo stesso nome.
Il risultato netto è che ho tre serie di cartelle identiche contenenti immagini identiche. Due set su due diversi dischi rigidi (su due diversi PC nel mio caso) e il terzo set su DVD archiviati fuori sede. Il catalogatore ha importato anche questa esatta struttura di cartelle, quindi tutti i riferimenti ai file corrisponderanno ai nomi fisici del DVD e alle cartelle con lo stesso nome sui due dischi rigidi. Funziona anche su una rete.
C'è un piccolo inconveniente qui: aggiungere file alle cartelle in modo che abbiano un totale di 4,5 GB è noioso perché normalmente puoi farlo solo manualmente. Devi selezionare gruppi di file, copiarli nel "bucket" e continuare a controllare la dimensione totale della cartella. È un collo di bottiglia. Desideravo disperatamente trovare un modo per automatizzarlo dopo aver cercato in rete e aver trovato solo un'applicazione per Mac in grado di farlo (Big Mean Folder Machine) e nessuna per il PC. Quindi, per farla breve, ho creato la mia applicazione per PC, chiamata Bucketeer e quando lo leggerai dovrebbe essere disponibile dal mio sito web (guarda sotto Prodotti / Software).
Bucketeer prende semplicemente una grande cartella di immagini e copia il contenuto in nuove cartelle di una dimensione specificata. Ogni cartella è denominata in sequenza, quindi finisco con una grande cartella e le stesse immagini in una serie di cartelle più piccole denominate in una sequenza come DVD001, DVD002 - esattamente il metodo descritto sopra. Tutto quello che devo fare è masterizzare ogni cartella su un DVD (manualmente per ora) ed è tutto fatto: niente più selezioni multiple per tentativi ed errori per riempire un DVD da 4,5 GB.
Il sistema a secchiello è un vantaggio per piccole raccolte di poche decine di migliaia di immagini. Collezioni più grandi potrebbero trarre vantaggio da un sistema di livello aziendale con server e array di unità RAID dedicati ma, per la maggior parte di noi, DVD e dischi BlueRay andranno benissimo fintanto che si dispone di un buon sistema di catalogazione e di un approccio metodico all'archiviazione, all'archiviazione e al backup .
Nick Rains è un fotografo professionista da 28 anni e il suo lavoro è stato pubblicato su libri, calendari e riviste di tutto il mondo. Attualmente è specializzato in lungometraggi in giro per l'Australia e collabora regolarmente con la rivista Australian Geographic. Nick è anche l'editor della rivista Better Digital Camera e conduce regolarmente seminari fotografici avanzati in tutto il paese.