Come organizzare e fotografare eventi come un professionista

The Main Event: come organizzare e riprendere eventi come un professionista.

The Footy Show e immagine per gentile concessione di Nine Network Australia © Gina Milicia 2015

Se possiedi una fotocamera e sei conosciuto nella tua cerchia di amici come un appassionato o un professionista, ci sono davvero buone possibilità che ti sia stato chiesto di fotografare un evento.

Un evento è fondamentalmente ogni volta che un gruppo di tre o più persone si riunisce per celebrare una pietra miliare. Questo potrebbe essere il matrimonio del tuo migliore amico, il 50 ° compleanno di zio Dave, il bar mitzvah del tuo vicino di casa, il fidanzamento di tua cugina Maria, un prodotto o un evento aziendale o una cerimonia di premiazione. Sono tutti definiti come eventi.

Ho girato eventi negli ultimi 25 anni. In quel periodo, sono stato il fotografo ufficiale dell'evento per il Gran Premio d'Australia, la Melbourne Cup, il Dalai Lama, Bvlgari, WWE Wrestling, i Logies (Australia's Emmy), conferenze stampa con rock star, lanci di prodotti per grandi marchi, Il cinquantesimo (grande festa!) Di zio Dave e il fidanzamento di mio cugino.

Il protocollo che utilizzo per fotografare gli eventi è lo stesso per il 50esimo di zio Dave come lo è per una funzione A-list. Condividerò tutti i protocolli, i suggerimenti e le tecniche pre-evento ed evento che ho sviluppato negli ultimi 25 anni, così anche tu potrai fotografare gli eventi come un professionista.

La lista di controllo dell'attrezzatura "niente più lacrime"

Assicurati sempre di avere batterie nuove per il tuo evento. Se stai riprendendo molti eventi e lavori con il flash sulla fotocamera, potresti prendere in considerazione l'idea di investire in batterie AA e AAA ricaricabili per i tuoi flash e altri dispositivi. All'inizio sono un po 'un investimento, ma alla fine si ripagano e sono molto più rispettosi dell'ambiente.

"Essere preparati è metà della vittoria." - Miguel de Cervantes

Organizzo sempre la mia attrezzatura il giorno prima di girare un grande evento. Questo è un ampio elenco basato su tutti gli elementi che sono riuscito a dimenticare nel corso degli anni - e sì, a volte ci sono state lacrime e sì, mi hanno causato stress.

Prova tutti i flash, i cavi di sincronizzazione e gli slave radio. (Una volta ho rotto il matrimonio di qualcuno! Se non hai sentito questa storia, puoi rivivere il mio cuore spezzato qui.)
Prepara batterie nuove e pezzi di ricambio.
Carica tutte le batterie della fotocamera.

In una delle mie prime riprese della Melbourne Cup, sono stato mandato al traguardo per coprire la presentazione della Melbourne Cup per il suo sponsor, Emirates. Era stata una giornata lunga ed ero ancora un po 'verde per questo cappero dell'evento. Ho completamente sovrastimato la durata della batteria del mio flash e della fotocamera e ho dovuto sopportare 30 minuti stressanti aspettando di fotografare "il colpo di denaro" con la mia fotocamera che lampeggiava, "Sto per morire! Ora dammi da mangiare! "

La mia batteria di scorta e il caricabatterie erano al sicuro nella borsa della mia macchina fotografica a circa 20 minuti a piedi. (Doh!) Sono riuscito a spremere cinque fotogrammi accendendo e spegnendo la fotocamera. Ho avuto la possibilità, ma non è stato divertente.

Pulisci le lenti. Verificare sempre la presenza di polvere, muffe, graffi e macchie. Non c'è niente di peggio che dover ritoccare 300 scatti a causa della sporcizia nell'angolo del fotogramma o, peggio ancora, di un grande gooby che rovina completamente uno scatto.
Carica completamente il laptop, il telefono e il ripetitore per le posizioni remote.
Assicurati di avere tutti i cavi, accessori e caricabatterie per laptop, ecc.
Metti in valigia due lettori di schede e cavi di ricambio.
Trasporta schede di memoria extra e schede di riserva.

Una volta ho girato un matrimonio in una località australiana molto remota. Era alla fine di una settimana lunga e difficile e quando sono arrivato mi sono reso conto di aver dimenticato il cavo USB per il mio lettore di schede. Sapevo che sarebbe stato un grande matrimonio - la rivista voleva una copertura completa, dall'inizio alla fine - e avevo solo schede di memoria sufficienti per coprirne circa la metà.

Ho mandato la mia assistente nel quartiere dello shopping della piccola cittadina di campagna alla ricerca di un cavo o di un lettore di schede mentre continuavo gli scatti pre-matrimonio. Ha chiamato tutti i negozi di fotocamere nel raggio di 20 km (12,5 miglia), ma senza fortuna. Alla fine ho dovuto scattare con il numero limitato di schede di memoria che avevo e trattarlo come se stessi girando su pellicola.

Alla fine ci sono arrivato, ma quella piccola svista poteva essere molto costosa. Ora porto due lettori di schede di memoria e metto cavi di ricambio nella borsa della fotocamera, nella borsa e nella borsa del laptop.

La Nutella è disponibile in un pratico formato da viaggio. © Gina Milicia 2015

Metti insieme un kit di sopravvivenza (acqua, fazzoletti, deodorante, mentine, snack, barrette proteiche, noci, ombrello, coperte, vestiti caldi di ricambio e scarpe comode per il viaggio di ritorno a casa). Gli eventi possono durare ore e spesso coincidere con l'orario dei pasti. Non c'è niente di peggio che essere infreddoliti, stanchi, affamati o puzzolenti a un evento. Metti sempre in valigia un kit di emergenza per farti andare tra i pasti e la doccia.
Leggi il run sheet, cerca tutti i luoghi delle riprese e trova i migliori percorsi di viaggio. Cerco sempre il modo migliore per arrivare al mio concerto la sera prima. Gli eventi possono essere abbastanza stressanti senza doversi preoccupare di perdersi per strada.
Lavare la macchina e riempire il serbatoio. Ancora una volta, si tratta di ridurre al minimo lo stress. Gli eventi di solito sono affari eleganti, quindi è bello presentarsi con un'auto pulita. È anche meglio.
Preimballare e ricontrollare tutte le luci, i treppiedi, i supporti e gli accessori.
Assicurati che la tua attrezzatura sia portatile, leggera e rapidamente e facilmente accessibile. Ecco il mio kit personale per la location dell'evento: borsa con rotelle, laptop, monopiede o treppiede, due corpi macchina, obiettivo 24mm-105mm f / 4, obiettivo 70mm-200mm f / 2.8, obiettivo 85mm, due lampeggiatori, batterie AA ricaricabili.
Trova un posto sicuro in cui riporre le schede di memoria che usi durante l'evento. Contrassegnali chiaramente in modo da non sovrascriverli accidentalmente.
Porta un disco rigido per il backup. Se hai tempo e un posto sicuro per farlo, scarica le schede di memoria sul tuo computer e contemporaneamente eseguine il backup. Ho un sistema in / out che utilizzo. Dai un'occhiata a: Suggerimenti per il flusso di lavoro fotografico - Dalla scheda di memoria al computer e oltre per maggiori informazioni.
Tieni gli ospiti ubriachi lontani dal tuo tavolo. Cibo e bevande non si mescolano con e laptop. Un drink versato ed è tutto finito.
Non dimenticare una penna e un taccuino per annotare informazioni importanti.

Codice di abbigliamento

I tuoi prossimi clienti potrebbero essere tra gli ospiti dell'evento che stai fotografando. Hai solo una possibilità per fare una buona impressione, quindi assicurati che sia buona.

Mi piacerebbe indossare i miei jeans strappati e gli stivali preferiti per ogni servizio che faccio, ma so che non farebbe una buona impressione. Non voglio mettere in imbarazzo i clienti presentandosi con abiti inappropriati, quindi controllo sempre prima il codice di abbigliamento.

Credo che un buon fotografo dovrebbe fondersi con gli ospiti. Non fraintendermi, non ti sto suggerendo di presentarti vestito come Paris Hilton. Scatena il tuo stile, ma forse abbassa la tiara di diamanti, i tacchi placcati in oro da nove pollici e la tuta in pelle di leopardo.

Ecco alcuni suggerimenti che potresti prendere in considerazione:

Compra un bel paio di scarpe eleganti davvero comode. Non c'è niente di peggio che indossare scarpe scomode durante un lungo servizio fotografico.
Il colore migliore per mimetizzarsi in un evento è il nero.
Porta sempre un rullo per la lanuggine, spille da balia, lucido da scarpe e un kit da cucito nella borsa per quei momenti in cui non si sa mai. Una volta mi sono strappato i pantaloni appena prima di un evento.

Etichetta

Non essere mai visto mangiare o bere durante l'evento.
Cibo e bevande dovrebbero essere sempre consumati lontano dagli ospiti (mangiare prima di andare).
Chiedete il posto migliore dove riporre la vostra attrezzatura (spesso chiamo il locale in anticipo per chiedere di avere uno spazio allestito per me).
Non infastidire gli ospiti, metterli all'angolo e continuare a parlare di storie noiose.
Distribuisci la tua carta solo se qualcuno lo richiede espressamente.
Tieni appunti su un pad o sul tuo smartphone in modo da poter ricordare i nomi delle persone chiave.
Chiedi sempre agli ospiti se ti dispiace che scatti una foto. Se le persone sono immerse nella conversazione, prova ad aspettare una pausa prima di intervenire. Questo è complicato, soprattutto per i nuovi fotografi. Prova, "Ciao. Scusa per l'interruzione. Ti dispiace se scatto una foto? " Il tono è davvero importante. Non essere mai invadente e avere sempre un grande sorriso sul tuo viso. Fai i complimenti agli ospiti con cappello, borsa, scarpe o occhi, ma fallo con sincerità.
Se lavori con altri fotografi, prova ad aiutarli a impostare gli scatti e a lavorare insieme. Questa è una piccola industria; è probabile che lavorerai di nuovo insieme ed è sempre fantastico sviluppare amicizie con altri fotografi. A volte questo può essere un settore solitario.
Non stare mai in giro con l'aria annoiata. Se sei a corto di ospiti, spara al cibo, alla band o alla segnaletica.
Invia tramite e-mail ai fornitori le foto della band, dei fiori e del cibo. Questo è un ottimo modo per aggiungere valore al tuo cliente, una cosa carina da fare per i fornitori e un ottimo modo per incontrare potenziali nuovi clienti.

Giorno dell'evento

Cerca di arrivare da 30 minuti a un'ora prima dell'evento. Questo ti darà tutto il tempo per disfare la tua attrezzatura e ricomporsi prima dell'inizio dell'evento. Non c'è niente di peggio che arrivare in ritardo e doversi preparare sotto pressione.

Fai una rapida ricognizione del luogo, prendi nota dell'illuminazione e prova a pianificare in anticipo buone posizioni per foto di gruppo e ritratti. Prepara la tua attrezzatura. Testa e riprova tutto per assicurarti che funzioni. Verifica che le schede di memoria siano nella fotocamera, che l'ISO sia impostato sull'impostazione corretta e che i flash stiano funzionando correttamente.

Leggi l'elenco delle riprese, controlla e ricontrolla di ricevere tutte le tue riprese chiave. Fare riferimento continuamente a questo il giorno stesso. Copri ogni dettaglio possibile durante la giornata: segnaletica, cibo, sacchetti regalo, bevande, fiori e tavola. Questa è una grande opportunità per presentare le tue capacità ad altre attività, quindi assicurati di inoltrare queste immagini a ristoratori, fioristi e designer.

Cerca di mantenere le foto di gruppo a un massimo di cinque persone. Spesso fotografo persone in gruppi di due, tre e cinque. Scatta da tre a cinque fotogrammi quando riprendi gruppi di persone perché qualcuno sbatterà sempre le palpebre o farà una faccia buffa. Di 'al gruppo che farai qualche scatto in modo che non guardi o non se ne vada dopo il primo fotogramma. Continua a parlare mentre fotografi il gruppo in modo da attirare la loro attenzione. Altrimenti sembreranno nel verso sbagliato, inizieranno a parlare o mangiare e rovineranno la tua ripresa.

L'utilizzo di un obiettivo lungo rende davvero facile catturare immagini spontanee durante gli eventi. © Gina Milicia 2015

Colpi di persone

Non aver paura di mettere in ordine le persone (aggiusta le loro giacche, chiedi loro di alzarsi in modo più lusinghiero). Non tutti i colpi devono essere posati. Cerca di ottenere un mix di immagini sincere di persone che parlano, ridono e si godono la giornata. Trovo che questi scatti siano fatti meglio usando un obiettivo lungo quando le persone non sanno che li stai scattando. È molto difficile sembrare discreti quando sei a cinque pollici di distanza usando un obiettivo da 28 mm.

Prova a riprendere discorsi con un obiettivo lungo, senza flash. Ciò significa che puoi essere in una posizione discreta e scattare diversi scatti dell'altoparlante senza infastidirlo con i tuoi flash. Mi piace aspettare che l'oratore alzi lo sguardo dagli appunti o sorrida per riconoscere gli applausi.

Evita di scattare foto di persone che mangiano. Devo ancora vedere qualcuno che sembri affascinante con la bocca piena di cibo.

Dopo l'evento

Esegui attentamente il backup di TUTTI i tuoi file (quindi eseguine nuovamente il backup quando torni in ufficio / base).
Esegui un doppio controllo finale per verificare la presenza di attrezzature casuali che potresti aver dimenticato (ho perso due monopiedi).
Reidratati e mangia qualcosa prima di elaborare i tuoi file.
Invia eventuali scatti extra a ristoratori, fioristi o ospiti che potrebbero essersi avvicinati a te durante l'evento.

Hai dei rituali pre-evento che usi per aiutarti a svolgere la giornata senza intoppi? C'è qualcosa che potrei essermi perso? Mi piacerebbe sentire i tuoi suggerimenti.